Como funciona o afastamento previdenciário — e o que o RH e as empresas precisa fazer em cada etapa

Afastamentos

Muita empresa trata o afastamento como um evento isolado. Na prática, é um processo com prazos, obrigações e consequências que começam no dia em que o colaborador entrega o atestado.

Quando um colaborador apresenta um atestado médico, começa uma sequência de responsabilidades que o RH precisa acompanhar. Não é uma burocracia opcional — é um processo com prazos reais e consequências reais se algo for ignorado. A boa notícia é que, entendendo o fluxo, fica muito mais fácil agir no momento certo.

Mas afinal, o que é o afastamento previdenciário?

Afastamento previdenciário acontece quando um colaborador fica incapaz de trabalhar por motivo de saúde e passa a receber um benefício do INSS — em vez do salário da empresa. Mas até chegar lá, há etapas que dependem diretamente da empresa.

O processo começa com o atestado médico. O colaborador apresenta o documento, o RH recebe e a empresa tem que pagar os primeiros 15 dias de afastamento normalmente — como se o colaborador estivesse trabalhando. A partir do 16º dia, é o INSS que passa a pagar. Mas para isso acontecer, o colaborador precisa solicitar o benefício — e a empresa tem a obrigação de orientar sobre esse processo.

O D+15 — o prazo que o RH e a empresa não podem deixar passar

Os primeiros 15 dias são contados a partir do início do afastamento. No 14º dia, o RH já precisa ter fornecido todas as orientações necessárias ao colaborador para agendar a perícia médica do INSS — pelo aplicativo Meu INSS ou pelo telefone 135. Muitas empresas, inclusive, já possuem essa documentação pronta, e fazem a entrega no primeiro momento em que o colaborador apresenta a informação de necessidade de afastamento por período superior a 15 dias.

Se quiser modelos de documentos validados e prontos para usar, você pode encontrar aqui.

Há um detalhe importante: se o colaborador se afastou por alguns dias, voltou, e depois se afastou de novo pelo mesmo motivo dentro de 60 dias, esses períodos somam. Alguém que ficou 9 dias, voltou, e precisou afastar novamente por 7 dias pela mesma condição já atingiu os 15 dias — e a empresa precisa encaminhar ao INSS. Muitas empresas perdem esse prazo justamente por não fazer essa soma. E quando perdem, continuam pagando o salário sem ter direito ao reembolso. Você já viu isso acontecer?

E o que acontece depois da realização da perícia?

O INSS realiza uma avaliação médica e decide se concede (aprova o pedido) o benefício. Se concedido, o colaborador recebe um dos dois tipos principais: o B31, que é o benefício por doença comum — quando a condição/problema de saúde não tem relação com o trabalho — ou o B91, que é o benefício acidentário — quando há relação entre a doença e as atividades exercidas.

Essa diferença muda tudo. No B31, as obrigações da empresa são mais simples: manter o contrato suspenso e aguardar o retorno. No B91, a empresa precisa continuar recolhendo o FGTS durante todo o período, manter o plano de saúde ativo e saber que o colaborador terá direito a 12 meses de estabilidade após a alta — ou seja, não pode ser demitido por mais um ano depois que voltar. Entender qual benefício foi concedido é uma das tarefas mais críticas do RH nesse processo.

Importante: Muitas vezes o benefício é concedido primeiro como B31, mas depois o empregado pode apresentar recurso, dizendo que é doença relacionada ao trabalho. Se isso acontecer, a empresa precisa contestar, senão irá descobrir apenas na ação judicial que isso ocorreu. E muitas vezes, a relação da doença com o trabalho nem existia. Cobrar os documentos do afastamento atualizados com frequência, podem prevenir esse problema. Aqui, temos materiais completos que te ensinam como fazer isso.

Benefício do colaborador terminou. E agora?

Quando o colaborador recebe alta do INSS, o contrato é reativado. A empresa precisa receber o colaborador de volta — e, para afastamentos que duraram mais de 30 dias, é obrigatório realizar um exame médico de retorno antes de qualquer reassunção de função. Esse exame existe para avaliar se o colaborador está apto para exercer as mesmas atividades de antes, ou se precisa de alguma adaptação. Sem esse exame, a empresa assume o risco de qualquer agravamento que aconteça depois. O que isso significa? A empresa não conseguirá provar que não teve culpa, caso o problema do colaborador sofra alguma piora depois de voltar ao trabalho.

Se o colaborador voltar e o médico do trabalho considerá-lo inapto (ou seja, não pode assumir as atividades que fazia antes do afastamento) — mesmo que o INSS tenha dado alta — começa uma situação chamada de limbo previdenciário. É um momento delicado que exige protocolo específico e que trataremos em detalhes em outro artigo.

Em qualquer situação que envolva um afastamento, a empresa precisa conseguir provar o que fez. Não basta ter feito — precisa ter registrado. A orientação sobre o INSS, os contatos com o colaborador, o resultado da perícia, o exame de retorno com data anterior à volta ao trabalho. Quando essa documentação não existe, a versão do colaborador tende a prevalecer. E versão sem contraponto (sem prova) costuma ser cara quando a ação trabalhista chega.

Aqui algumas dicas práticas (resumindo tudo que falamos em nosso artigo):

• Configure um alerta (no seu calendário) para o 14º dia de afastamento — a véspera do prazo de encaminhamento ao INSS, e nesse dia faça contato com o colaborador para saber se deu tudo certo, ou se ele tem alguma dúvida).

• Quando o colaborador retornar e afastar novamente pelo mesmo motivo dentro de 60 dias, some os dias — não reinicie a contagem.

• Ao receber o resultado da perícia, registre imediatamente se é B31 ou B91. Esse dado muda completamente o que a empresa precisa fazer.

• Nunca deixe um colaborador retomar as funções sem o exame de retorno quando o afastamento durou mais de 30 dias.

• Documente tudo: data, canal de comunicação, responsável e resultado de cada contato e cada decisão ao longo do processo.